Как отказать начальнику в дополнительной работе тактично

Всем нравится работать в комфортных условиях. Но что делать, если начальник дает дополнительные поручения, из-за которых приходится задерживаться или работать в выходные? Такие условия комфортными уже не назовешь.

Откуда берутся эти дополнительные поручения? Как от них уклониться? Как не занимать работой все свое время? Как правильно отказывать начальнику, чтобы сохранить свое место?

Откуда берется дополнительная работа?

В любой организации периодически возникают задачи, которые не входят в должностные обязанности кого-то из сотрудников. Задачи могут быть обычной рутиной, а могут влиять на престиж компании. В любом случае их необходимо выполнять.

Поручаются дополнительные задачи не всем, а тем, кто готов бесплатно взвалить на себя дополнительную работу. Это либо карьеристы, которые надеются за счет оказания услуг начальнику продвинуться по карьере. Либо новички, которые стремятся себя зарекомендовать. Если возникла необходимость в отказе начальнику в дополнительной работе, важно сделать это тактично. Поэтому, оказавшись в новом коллективе, важно не только показать себя грамотным специалистом, но и не давать сесть себе на шею.

Как реагировать на предложение о дополнительной работе?

Оцениваем ситуацию

Для начала необходимо убедиться, что предлагаемое задание не входит в ваши должностные обязанности. В противном случае, вместе с отказом стоит сразу писать заявление в отдел кадров. Далее следует обратить внимание на других сотрудников. Если дополнительная работа – обычное явление и все ее выполняют, то либо соглашайтесь, либо ищите другое место. В идеале, данный вопрос нужно тактично выяснить на этапе собеседования, чтобы не увольняться после первой недели на новой работе.

В случае, если дополнительная нагрузка не является нормой, следует оценить возможные бонусы от ее выполнения. Бонусом может являться повышение в должности, увеличение зарплаты, назначение на выгодный проект. Важно оценить свою текущую занятость. Сможете ли вы выполнить новое задание без ущерба для основной работы?

Не стоит просто говорить «нет». Во-первых, это невежливо. Во-вторых, жесткий отказ разозлит начальника и он начнет на вас давить: постоянно вызывать к себе, требовать писать объяснительные и т.д.

Чтобы подготовится к ответу попросите время подумать, сверится с текущим графиком. Это позволит обдумать ситуацию в спокойной обстановке и правильно сформулировать свою позицию. Однако не стоит думать слишком долго, так как время уходит, а вместе с ним и возможность ведения переговоров с боссом.

Действуем

Отказываться от дополнительной работы необходимо, если вам передают заваленный коллегой проект, либо задачи, которые кто-то не успевает выполнять. В остальных случаях отказ может сильно навредить вашей карьере. Если, взвесив все «за» и «против», вы решили отказаться, придерживайтесь этой позиции до победного. Люди, умеющие отстаивать свою позицию, вызывают уважение у любого руководителя, даже если он этого не показывает.

Чтобы диалог с руководителем не перешел в конфликт, отказывать в дополнительной работе необходимо тактично. Для этого необходимо выбрать стратегию, по который вы будете отбиваться от навязываемой работы. Если вы будете отказываться то под одним предлогом, то под другим, это вызовет лишь раздражение. Поэтому важно выбрать причину так, чтобы при ее нивелировании начальник был вынужден снять с вас другую нагрузку, либо сразу передать новою задачу кому-то другому.

При разговоре с руководителем, ваша речь должна быть краткой и убедительной. Говорите спокойно, приводите аргументы в защиту своей позиции, предлагайте альтернативу. Разговор должен происходить наедине. Не стоит отказывать боссу при свидетелях и ронять его авторитет.

Как же тактично отказать начальнику в дополнительной работе?

Покажите свою занятость

Не следует просто говорить, что вы не успеваете. Начальник решит, что вы не умеете планировать свое время. Перечислите текущие задачи, напомните об их важности для компании.

Установите приоритет

Попросите руководителя выбрать наиболее приоритетные задачи и тех, что вы выполняете с учетом новой задачи. Так вы либо замените текущую задачу новой, либо будете освобождены от новой работы.

Предложите обратиться к коллегам

Порекомендуйте обратиться к коллеге, который справиться с задачей лучше/меньше нагружен. Этот вариант лучше оставить напоследок. Перекладывать проблему на коллегу не тактично, это испортит с ним отношения.

Задавайте много вопросов

Включитесь в «работу» с энтузиазмом: спрашивайте у шефа каждый шаг. Узнайте, как должен выглядеть отчет. Цель подобного энтузиазма – переполнить чашу терпения, чтобы начальник переложил задачу на другого сотрудника. Однако, будьте осторожны:

1. Занятый начальник может не принимать сотрудников и тогда эта схема не сработает.
2. Руководитель, знающий вас долгое время, догадается о притворстве, особенно если подобные «приступы непонимания» вам несвойственны.
3. Шеф начнет сомневаться в вашей профпригодности или неправильно понять повышенное внимание с вашей стороны.

Применяйте эту стратегию если все остальные не подходят.

Предложите альтернативную идею

Если одну и ту же дополнительную работу требуется выполнять постоянно, скорее всего, ее можно включить в чьи-либо должностные инструкции. Правда, тогда за нее придется платить, что начальник возможно не планировал. Но при этом отпадет необходимость постоянно искать исполнителя. Покажите начальнику выгодность включения задачи в основные обязанности.

Используйте опыт коллег

Узнайте у сослуживцев, как они выходили из подобной ситуации. Более опытные коллеги наверняка знают как отказать начальнику, не испортив с ним отношений. Но учитывайте, что одно и то же поведение может быть дозволено одному сотруднику и восприниматься как неприемлемое от другого.

Итак, причин, по которым появляются дополнительные задачи, множество: начиная от не оптимизированных бизнес-процессов и заканчивая изменениями в сфере деятельности компании. Отказывая боссу, важно не столько избавиться от работы, сколько удержать свою нагрузку в рамках рабочего дня, подменяя новой задачей старые. Либо получить компенсацию в виде повышения или премии. При разговоре с начальником важно придерживаться четко сформулированной позиции.